Bên cạnh hoạt động truyền thống là phân tích thị trường, một cuộc kiểm toán tài sản trí tuệ toàn diện có lẽ là điều đầu tiên nên làm. Hãy tự hỏi các câu hỏi kiểm toán tài sản trí tuệ là gì, tại sao phải kiểm toán tài sản trí tuệ, khi nào và làm như thế nào? Nó có vẻ rườm rà và tốn thời gian, nhưng một khi triển khai bạn sẽ nhận ra rằng doanh nghiệp của bạn đáng giá hơn những gì bạn đã nghĩ. Hơn nữa, nếu hoạt động này được triển khai thường xuyên thì có thể là chiến lược tốt hơn cho các hoạt động và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
WHAT
Kiểm toán tài sản trí tuệ là hoạt động xem xét có hệ thống tất cả các quyền sở hữu trí tuệ (cho dù đã đăng ký hay chưa) mà bạn sở hữu, sử dụng, có được từ một bên thứ ba hoặc thuê được từ bên thứ ba. Điều đó có nghĩa là hãy xem xét tất cả các tài sản không hữu hình của công ty bạn (tức là: bạn phải loại trừ cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng, máy móc, phương tiện đi lại, v.v.) và tập trung vào kết quả của những nỗ lực sáng tạo và đổi mới của bạn. Cụ thể bạn nên tập trung vào:
- Tên doanh nghiệp của bạn có thể đã được đăng ký hoặc chưa được đăng ký làm nhãn hiệu công nghiệp
- Điều tương tự cũng áp dụng cho tên gọi hoặc bất kỳ dấu hiệu nào mà bạn sử dụng để bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
- Bất kỳ sản phẩm hoặc quy trình mới nào mà bạn đã tạo ra. Chúng có có thể đã được bảo hộ dưới dạng bằng sáng chế hoặc bằng giải pháp hữu ích, hoặc chỉ đơn giản là được áp dụng trong thực tế. Tuy nhiên, chúng cũng có thể có giá trị là Bí mật kinh doanh.
- Hình dạng trang trí bên ngoài của sản phẩm hoặc bao bì của bạn. Có thể bạn đã bảo vệ chúng dưới dạng kiểu dáng công nghiệp nhưng nếu chưa, bạn vẫn có thể được bảo vệ dưới dạng quyền tác giả.
- Tất cả các tài liệu bằng văn bản của bạn bao gồm hợp đồng, biên bản ghi nhớ, chiến dịch quảng cáo, hoặc các chương trình phần mềm máy tính,… có thể được bảo hộ dưới dạng quyền tác giả và do đó cũng nên được đưa vào quy trình kiểm toán tài sản trí tuệ.
- Danh sách khách hàng, bao gồm chi tiết liên hệ và sở thích của họ, quy trình làm việc, các chính sách nội bộ đã được chứng minh là thành công – tất cả những thứ này phải được coi là Bí mật kinh doanh.
WHY
Kiểm toán tài sản trí tuệ tốt sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích như:
- Xác định tất cả các tài sản vô hình của công ty bạn.
- Xác định giá trị tổng thể của công ty bạn (không chỉ đơn thuần là tài sản hữu hình). Điều này cũng có thể giúp bạn sử dụng tài sản sở hữu trí tuệ của mình làm tài sản thế chấp để vay vốn từ các ngân hàng.
- Đánh giá rủi ro tiềm ẩn trong cách kinh doanh hiện tại của bạn.
- Thiết lập các biện pháp khắc phục và tạo ra các chính sách mới để ngăn ngừa các vấn đề tiềm ẩn.
- Xác định các phương pháp hay nhất để áp dụng các chiến lược trong quản lý tài sản trí tuệ và tăng thu nhập.
- Giám sát việc tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng thoả thuận cấp phép của bạn
- Đảm bảo bảo vệ đầy đủ các quyền sở hữu trí tuệ của bạn bằng cách đăng ký và gia hạn hiệu lực của chúng, hoặc áp dụng các biện pháp bảo vệ khác.
- Giám sát các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của bạn và tạo điều kiện cho việc thực thi chúng.
WHEN
Một cuộc Kiểm tra Sở hữu trí tuệ tốt và toàn diện nên được thực hiện một cách có hệ thống ít nhất mỗi năm một lần. Tuy nhiên, đôi khi có những sự kiện đột xuất dẫn đến sự cần thiết phải thực hiện kiểm toán ngay. Ví dụ: nếu bạn muốn vay một khoản vay từ ngân hàng và bạn muốn sử dụng quyền sở hữu trí tuệ của mình làm tài sản thế chấp, hoặc bạn đang bắt tay vào việc sáp nhập hoặc mua lại một công ty khác…
HOW
Trước hết, không nên tự mình thực hiện Kiểm toán tài sản trí tuệ. Thay vào đó, bạn nên mời các đồng nghiệp của mình, những người đã quen thuộc với các chi tiết về hoạt động của mọi khía cạnh trong công việc của công ty bạn. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn dựa trên một sản phẩm rất công nghệ, bạn có thể cần phải nhờ đến một chuyên gia kỹ thuật. Một luật sư kinh doanh và chuyên gia sở hữu trí tuệ cũng có thể hữu ích.
Bắt đầu bằng cách xác định tất cả các nhãn hiệu, bằng sáng chế, giải pháp hữu ích, tên miền và kiểu dáng công nghiệp đã được đăng ký dưới tên công ty của bạn và kiểm tra xem:
- Bạn có đang sử dụng chúng không, nếu không sử dụng thì có lẻ không nên gia hạn chúng nữa
- Bạn có đang sử dụng chúng đúng ở hình thức mà bạn đã đăng ký. Ví dụ: vì logo của bạn đã trải qua một số lần cải tiến hoặc do công ty đổi màu chủ đạo, thì bạn có thể cân nhắc nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu mới.
- Bạn có đang lưu giữ các tài liệu cần thiết để chứng minh quyền sở hữu (ví dụ: giấy chứng nhận đăng ký hợp lệ, văn bằng độc quyền…
Thực hiện tương tự với các quyền sở hữu trí tuệ không được đăng ký dưới tên của bạn, nhưng bạn được quyền sử dụng theo hợp đồng cấp phép hoặc ủy quyền bằng văn bản, v.v. với bên thứ ba. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có bản sao của các hợp đồng này và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác (ví dụ: bản sao của các thỏa thuận cấp phép hoặc nhượng quyền, bản sao của văn bằngỉ, v.v.). Bạn cũng nên tận dụng cơ hội này để đánh giá xem liệu bạn có đang tuân thủ tất cả các nghĩa vụ hợp đồng của mình như được quy định trong các hợp đồng trên hay không.
Sau đó, hãy thử làm tương tự với bất kỳ tài sản trí tuệ nào chưa đăng ký. Ví dụ:
- Bạn có thể đang bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của mình dưới một tên gọi hoặc logo nào đó, mà chưa bao giờ bảo vệ chúng như một nhãn hiệu. Hãy nhanh chóng bảo vệ nó trước khi quyền lợi của bạn có thể bị xâm phạm bởi đối thủ cạnh tranh tiềm năng.
- Có lẽ công ty của bạn đang đổi mới trong cách thức kinh doanh. Ví dụ: bạn có một mô hình kinh doanh tuyệt vời, một phương pháp kinh doanh sáng tạo, bạn đã tìm ra cách để giảm thời gian sản xuất hoặc cải thiện kết quả sản xuất). Hãy tự hỏi bản thân xem những phương pháp cải tiến này có thể được bảo vệ dưới dạng bằng sáng chế hoặc giải pháp hữu ích hay chúng có thể được coi là Bí mật kinh doanh thông qua việc áp dụng một số biện pháp bảo mật đã được cân nhắc kỹ lưỡng hay không.
- Lưu trữ tất cả các tài liệu bằng văn bản có liên quan có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh và nhớ rằng những tài liệu này sẽ có khả năng được bảo hộ tự động quyền tác. Điều này có nghĩa là không ai có thể sao chép chúng. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn phân loại cẩn thận, và có bằng chứng chứng minh việc sở hữu quyền tác giả của mình.
- Xác định bất kỳ phần mềm nào được phát triển bởi bạn hay bởi một trong những nhân viên của bạn, tất cả các loại cơ sở dữ liệu (từ phức tạp nhất đến đơn giản nhất bao gồm danh sách khách hàng kèm theo chi tiết liên hệ của họ), dữ liệu bán hàng và thông tin tiếp thị, v.v. Ngoài ra, trong trong trường hợp này, việc tự động bảo vệ bản quyền có thể nâng cao giá trị tài sản của bạn và Bí mật thương mại có thể giúp bạn đảm bảo tính bí mật của chúng và đó là lợi thế cạnh tranh của bạn.
Đối với mỗi quyền sở hữu trí tuệ được xác định, dù đã đăng ký hay chưa, bạn phải xác minh ai là chủ sở hữu thực sự: đôi khi, đó là bạn; đôi khi, đó có thể là một bên thứ ba và trong trường hợp đó, bạn cần phải có văn bản ủy quyền để có thể sử dụng quyền sở hữu trí tuệ đó.
Xác minh xem có bất kỳ quyền SHTT nào ở trên đã hoặc đang bị vi phạm hoặc bị xâm phạm bởi các bên thứ ba hay không. Nếu rơi vào trường hợp này, hãy đánh giá lựa chọn tốt nhất để thực thi các quyền của bạn. Hãy nhớ rằng: bạn có thể kiếm được nhiều tiền bằng cách thực thi quyền sở hữu trí tuệ của mình đúng cách đấy.
Đừng quên trang web của bạn nhé. Kiểm tra các nội dung thật kỹ trước khi đưa lên web, cái gì là của bạn và cái gì không. Bảo vệ những gì là của bạn và xin phép những gì không phải của bạn.
Cuối cùng, bạn nên xem xét tất cả các tài sản trí tuệ đã đăng ký và chưa đăng ký, đồng thời đánh giá xem trên thực tế, chúng có phục vụ lợi ích chiến lược của doanh nghiệp bạn hay không. Nếu không, đã đến lúc nên cắt giảm chúng
Tôi biết rằng kiểm toán tài sản trí tuệ nghe có vẻ phức tạp, nhưng bạn nên coi nó như một quá trình phát triển: bạn sẽ ngày càng làm tốt hơn. Rõ ràng, Kiểm toán tài sản trí tuệ sẽ được tạo điều kiện thuận lợi hơn nhiều nếu bạn có một chiến lược quản lý cụ thể, chiến lược này được tất cả đồng nghiệp và nhân viên của bạn biết. Nhưng trên hết, thông qua quá trìnhg này bạn sẽ có một sự nhìn nhận về giá trị thực của công ty bạn, điều này rất có thể sẽ vượt xa những tài sản hữu hình đơn thuần.
Bài viết do tác giả tổng hợp, phân tích và bổ sung dựa trên các thông tin tham khảo từ:
- Cổng thông tin Cục Sở hữu trí tuệ: ipvietnam.gov.vn
- Cổng thông tin Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới: wipo.int
